會議酒店：年終總結會議怎樣開才更有效？

　　又到了一(yi)年各大(da)(da)公司(si)做(zuo)年終(zhong)(zhong)總結(jie)的時(shi)候了。年終(zhong)(zhong)總結(jie)大(da)(da)會雖然形(xing)式不一(yi)，但都是(shi)每一(yi)位領導人需要認真面對的。

　　年終總(zong)結(jie)做(zuo)的好的，是沉(chen)淀(dian)智慧，找準方向，提升能力(li)，而做(zuo)不(bu)(bu)好的就流(liu)于(yu)形(xing)式，不(bu)(bu)管是對公司還是個人都產生不(bu)(bu)了有效價(jia)值。那么，如何開好年終總(zong)結(jie)會議(yi)？

　　1 明(ming)確會議主題

　　99%的(de)無效(xiao)會議，都是(shi)因(yin)為(wei)主題不(bu)明。就(jiu)(jiu)好像你開頭方(fang)向(xiang)就(jiu)(jiu)走錯了(le)，下面(mian)所有(you)的(de)討論都是(shi)浪費時(shi)間。

　　好的(de)會議主題有一個重要特(te)征，聚(ju)焦(jiao)。

　　既不要總結概括，更(geng)不能泛泛而談，而是聚焦在一(yi)件(jian)具(ju)體的，看得見摸得著的事情上(shang)進行討(tao)論。

　　什么叫泛泛而談(tan)？“公司5年(nian)戰略規劃”，“3年(nian)長期發展”，這種主題不可能(neng)通過一次會(hui)議就得出答案。相反這種會(hui)議容(rong)易讓大家(jia)沒(mei)有邊界地進(jin)行討論(lun)，反而浪費時間。

　　那么如何(he)去解決這個問題呢？很簡(jian)單，拆分(fen)。

　　即(ji)，把這些(xie)大而空的(de)(de)主題(ti)(ti)，拆分成一個個明確的(de)(de)小主題(ti)(ti)，然后分多(duo)次會議來討論。

　　會(hui)議主(zhu)題越具體，參會(hui)人員就會(hui)越聚焦。記(ji)住(zhu)，不要為了(le)開(kai)會(hui)而(er)開(kai)會(hui)。開(kai)會(hui)的目(mu)的是(shi)解決特定的問題。

　　2 選對參會人員

　　開(kai)會不是人越(yue)(yue)多(duo)越(yue)(yue)好(hao)。

　　很多(duo)(duo)人(ren)覺得頭腦(nao)風暴，集(ji)思(si)廣(guang)益是一種有效產出(chu)思(si)路的(de)好方法。但實際(ji)情況卻是人(ren)越(yue)多(duo)(duo)，能想出(chu)的(de)好點子越(yue)少。

　　國外有一項研(yan)究表明，開(kai)會人(ren)(ren)數超過8人(ren)(ren)會議效率就會直線下(xia)降。較佳(jia)人(ren)(ren)數是5-7人(ren)(ren)，人(ren)(ren)太(tai)少，意見不充分，思(si)路不開(kai)闊；人(ren)(ren)太(tai)多(duo)，每個人(ren)(ren)發言(yan)的機會就被壓縮(suo)，導致一些(xie)人(ren)(ren)開(kai)始(shi)偷(tou)懶，并寄希望于其他人(ren)(ren)的發言(yan)。

　　這(zhe)里(li)建議：

　　一(yi)，老板不(bu)要參加討論型會(hui)議。

　　所謂討論型會(hui)(hui)議，就是希望通過開會(hui)(hui)來討論出(chu)特定的解決方案。這種會(hui)(hui)議老板就不要參與(yu)進來。

　　老(lao)(lao)板的角色(se)，是取舍評估做(zuo)決定，而不(bu)是絞盡腦汁想辦法。這種事情(qing)，就交給下面的人做(zuo)。老(lao)(lao)板只要看結果，而不(bu)是搞過(guo)程。

　　做老板(ban)一定不要事必躬(gong)親，而是大膽(dan)放(fang)權(quan)。這個權(quan)，即是管理權(quan)，也(ye)是討論(lun)權(quan)。這樣既(ji)節省了老板(ban)的時間，也(ye)能讓大家放(fang)開(kai)膽(dan)子去討論(lun)，兩全(quan)其美。

　　二，找(zhao)到相關的參(can)會人(ren)員。

　　相關有兩個含(han)義。首(shou)先是責(ze)任相關，這(zhe)個問題(ti)誰負主要責(ze)任，誰就需要參加。

　　其(qi)次是(shi)能力相關，這個事情(qing)誰有辦法來解決，那(nei)么他(ta)就是(shi)必(bi)選之(zhi)人。

　　3 設置(zhi)全程監督

　　有效的(de)會議，需要設置一名(ming)監督者。他的(de)作用有兩個，一是(shi)修正(zheng)軌(gui)道，當討(tao)論(lun)的(de)焦點發生偏移時，及(ji)時把大家拉回來(lai)。

　　監(jian)督者(zhe)的(de)(de)二個(ge)作用，是控(kong)制時間。每個(ge)議題設置一個(ge)討(tao)論(lun)的(de)(de)時間范圍(wei)，一旦發現超時，無(wu)論(lun)有(you)沒(mei)有(you)結果，都要停止(zhi)討(tao)論(lun)。

　　4 不忘事后跟進

　　評價一(yi)個會議(yi)是(shi)否有(you)成(cheng)果，重要標準就(jiu)是(shi)看會議(yi)紀(ji)要寫得好(hao)不(bu)好(hao)。它(ta)是(shi)上一(yi)個會議(yi)的終(zhong)點，也是(shi)開啟(qi)接下來工作的起點。